Praca zdalna – jak ją wdrożyć w przedsiębiorstwie społecznym?

  • komputer notatnik

Praca zdalna – to, co dla wielu zdawało się być „wymysłem” wielkich korporacji i młodzieżowych start-up’ów staje się wymuszoną codziennością. Z myślą o tych z Was, którzy pracę zdalną dopiero wdrażają lub już przeżywają kryzys w związku z przymusową pracą w domu, przygotowaliśmy zbiór przydatnych narzędzi i porad. 

Na początek trochę doświadczeń z Centrum KLUCZ

Od wielu lat korzystamy z narzędzi, jakie dostarcza Google. Chociażby kalendarz – prowadzi go każdy pracownik, więc wiemy, kiedy ktoś z nas jest w biurze, kiedy ma doradztwo, a kiedy odpoczywa 🙂 Wykorzystujemy też możliwości, jakie daje Dysk Google – przede wszystkim opcję tworzenia dokumentów „w chmurze”, do których dostęp może mieć kilka osób w tym samym czasie. Unikamy dzięki temu tworzenia kilku wersji jednego pliku, poprawianego przez kolejne osoby. Większością projektów zarządzamy przez Asanę (o niej parę słów znajdziecie poniżej). Kiedy trzeba, to prowadzimy spotkania przy użyciu Skype’a. Jak widać, wiele z narzędzi, o których zaraz przeczytacie wykorzystujemy także podczas pracy w biurze. I może dzięki temu było nam odrobinę (wierzcie: odrobinę) łatwiej przejść praktycznie z dnia na dzień na pracę zdalną.

Praca zdalna – aspekt prawny

Do tej pory praca zdalna wymagała od pracodawcy specjalnego uregulowania w umowie o pracę. Specustawa dotycząca pobieganiu rozprzestrzenianiu się koronawirusa uregulowała pracę z domu. Co ważne, praca zdalna różni się od telepracy – tzn. może być wykonywana przez pracownika poza miejscem jej stałego wykonywania, bez użycia narzędzi komunikacji elektronicznej (np. odręcznie sporządzone zestawienia/ dokumenty/ itp.). Z doświadczenia wiemy jednak, że większość pracy zdalnej jest wykonywana przy pomocy komputera i wymaga, od pracodawcy i pracowników, przeniesienia się na inny wymiar (współ)pracy.

Poradnik MRPiPS dotyczący prawnych uwarunkowań pracy zdalnej

Praca zdalna – komunikacja z zespołem

Tym, co stanowi dla nas największe wyzwanie jest konieczność rezygnacji z kontaktu bezpośredniego ze współpracownikami. Do tej pory część z nas korzystała z opcji pracy zdalnej/telepracy, by przez dzień czy dwa popracować w spokoju. Ile teraz byśmy oddali za kolegów i koleżanki podchodzących do biurka z pytaniem, czy za krótką rozmowę przy kawie?

Oczywiście, możemy korzystać z telefonów i e-maili w komunikacji, są też jednak narzędzia, które pomogą w przekazywaniu plików czy porządkowaniu poszczególnych wątków dyskusji. Część z nich ma wbudowane również komunikatory, możemy więc wybrać platformę, gdzie będą się toczyć rozmowy „pisane”, jak i (wideo)konferencje z możliwością przesyłania plików czy linków.

Wybór jednej platformy do komunikacji ma tę zaletę, że ograniczacie możliwość „zagubienia” plików czy informacji, a po powrocie do biura – będziecie mogli nadal z niej korzystać i wracać do archiwum. Przyda się to również w sytuacji, gdy pracownicy korzystali w czasie pracy z domu z innego komputera, niż w biurze – po powrocie do swojego sprzętu będą mogli bez problemu odbudować swoje własne archiwum plików.

Korzystanie z narzędzi do zdalnej pracy zespołowej umożliwia przyporządkowywanie zadań i terminów ich wykonania do poszczególnych osób oraz w prosty sposób pozwala na raportowanie postępów w realizacji zadań. Dzięki temu jako pracodawca/ lider zespołu masz możliwość sprawdzania postępów prac bez ciągłego dzwonienia czy e-mailowania do członków zespołu 🙂

Przeczytaj więcej:

Pracujecie zdalnie? Oto aplikacje, które pomogą Wam się zorganizować

Praca zdalna – zarządzanie projektem

Zwykłe delegowanie zadań to jedno, ale zarządzanie projektem na odległość – to zupełnie inna sprawa. Wtedy skorzystanie z jednej z aplikacji staje się nieodzowne. Na pewno warto wybrać takie rozwiązanie, które pozwala na podział dużych zadań na mniejsze oraz wyznaczanie osób odpowiedzialnych za ich realizację oraz terminów realizacji.

Przeczytaj więcej:

Zarządzanie projektem w praktyce, czyli jak działa Asana

Praca zdalna – organizacja webinariów

Do niedawna e-learning, w postaci webinariów czy live’ów był traktowany jako ciekawostka, niż norma. Teraz wiele organizacji przenosi swoją działalność edukacyjną do Internetu. Płatne kursy i szkolenia on-line od kilku tygodni przestają dziwić. Nauczanie na odległość pozwala oszczędzić czas oraz pieniądze.

Oczywiście, przygotowanie „studia”, z którego trener będzie nadawał do swoich kursantów wymaga inwestycji, ale w dłuższej perspektywie – powinna się ona zwrócić. Edukacja na odległość może odbywać się też przy pomocy aplikacji, które umożliwiają trenerowi dzielenie się materiałami z kursantami, wykonywanie przez uczestników zadań oraz udzielanie informacji zwrotnych.

Jaka forma e-edukacji będzie dla Was najlepsza? Spotkanie na żywo, nagrany film czy jeszcze inna? Sprawdzajcie, testujcie – znajdziecie swoją przestrzeń z pewnością 🙂

Przeczytaj więcej:

DL Trainers’ Development Path – podręcznik: scenariusze, ćwiczenia i materiały dydaktyczne

Najlepsze praktyki z zakresu innowacyjnego nauczania

Praca zdalna – podsumowanie

Co jest według nas kluczowe dla efektywnej pracy zdalnej? Zaufanie 🙂 Zaufanie pracodawcy, że pracownik wykonuje powierzone mu zadania tak, jakby pracował w biurze. I zaufanie pracownika do pracodawcy, że jego praca „z domu” będzie tak samo ważna i doceniana, jak ta stacjonarna. Inne porady? Nie poddawajcie się! Testujcie, sprawdzajcie, szybciej czy później traficie na idealne narzędzie dla Waszego zespołu. Dajcie sobie czas na dotarcie się i przywyknięcie do nowej sytuacji.

Przeczytaj więcej:

90 narzędzi do pracy zdalnej [MEGALISTA]

ABC pracy zdalnej

Poradnik pracy on-line w czasach zarazy (i bez zarazy też)

Jak przygotować pracowników do pracy z dala od biura? [PORADNIK DLA PRACODAWCÓW]